Налоговая проверка ООО: сроки, порядок и что делать бухгалтеру

Коротко: главное, о чём стоит знать заранее

• Проверка бывает камеральной (по декларации, без выхода в компанию) и выездной (с выездом, с доступом к документам и базе).
• Камеральная идёт 3 месяца со дня сдачи декларации или расчёта, выездная — 2 месяца с возможностью продления ещё на месяц.
• О выездной проверке налоговая уведомляет заранее, о камеральной — как правило, нет.
• На акт проверки у налогоплательщика есть месяц, чтобы подать возражения. Пропустите — акт рассмотрят без вашей позиции.
• Обвинения в доначислениях почти никогда не бывают сюрпризом: они следуют из конкретных операций, по которым не хватило документов.

Камеральная проверка

Её инициируют автоматически после того, как вы сдали декларацию или расчёт. Инспектор не приезжает и не видит ваш реальный учёт — он работает с той отчётностью, которую вы подали, и с открытыми сведениями о сделках.

Типичное основание: расхождения между декларацией по НДС и сведениями о сделках, которые ФНС получает от банков и покупателей, занижение вычетов, применение льгот, по которым не хватает подтверждения.

Результат камеральной проверки — требование о предоставлении документов или акт. Если вы отвечаете быстро и по суству, чаще всего она заканчивается без доначислений.

Выездная проверка

Это уже серьёзнее: налоговая приходит в компанию, работает с оригиналами документов, с базой 1С, с банк-клиентом и ЭДО. Проводится по тем налогам и периодам, которые в акте проверки указаны, — за 3 календарных года, предшествующих году вынесения решения.

Что находят чаще всего:

• «Серые» зарплаты и расчёты с неучтёнными сотрудниками;
• фиктивные или нереальные услуги: нет актов, переписки, подтверждения результата;
• разрывы по НДС — налог начислен, но вычет не заявлен или заявлен по закрытым периодам;
• однодневки и взаимозависимые лица, сделки с заниженной ценой;
• неотражение или сокрытие выручки: расхождение выручки по декларации с поступлениями на расчётный счёт.

Сроки: полная картина

Как проходит выездная проверка изнутри

1. Уведомление о проведении проверки. Вам его направляют не позднее чем за два дня до начала. В уведомлении указан период и налоги. Первое, что стоит сделать, — проверить, не вышел ли проверяемый период за рамки трёх лет.
2. Работа с документами. Инспектор запрашивает документы по списку. Вы отвечаете в установленный срок, лучше полностью и сразу. Ответ «документов нет» без объяснения — худший вариант: он превращается в дополнительный вопрос и в предписание.
3. Объяснения и допрос. Вас могут вызвать для объяснений, руководителя — для допроса. Это нормальная процедура. Ключевое — говорить только то, что можете подтвердить, и не пытаться объяснять то, о чём вас не спрашивали.
4. Акт проверки. Это ключевой документ. В нём — выводы, суммы доначислений и пени. С момента его получения начинается отсчёт месяца на возражения.
5. Решение и его вступление в силу. По акту может быть вынесено решение о привлечении к ответственности. Оно вступает в силу через месяц после вручения, если по нему не подана апелляционная жалоба.

Что делать, когда пришло требование о предоставлении документов

1. Не отвечать формально и не отвечать «не хочу». Требование — это запрос, отказ без мотивировки даёт инспектору отдельное основание для выездной проверки.
2. Разобрать каждое требование по отдельности: что именно хотят, за какой период, к какой операции это относится.
3. Собрать документы. Если документа нет — искать подтверждение: переписка, акты, платёжные документы, справки, отчёты, исполнители, рыночные цены.
4. Писать пояснения по каждому пункту. Формула простая: операция такая-то, документ такой-то, экономический смысл такой-то.
5. Проверить сроки. Ответ на требование в срок — это и процессуальная защита, и сигнал, что компания контролирует свою документацию.

Как обжаловать акт проверки

Возражения подаются в течение месяца со дня получения акта. Это самая частая ошибка: акт получен, «решим позже», месяц прошёл — и ваша позиция не учтена, потому что её не заявили.

Возражения — это не эмоциональное письмо. Это документ, в котором по каждому выводу налоговой написано: с чем вы не согласны, каким документом это подтверждается, какие нормы применимы. Нередко часть выводов снимается именно на этом этапе — без суда.

Если акт подтвердили и вынесено решение о привлечении к ответственности, есть апелляционная жалоба (месяц со дня вручения решения) и, если она не помогла, суд. Здесь важно не упустить сроки и не подавать жалобу «на всякий случай» без подготовки.

Сколько стоит сопровождение проверки

Стоимость зависит от периода, количества налогов, объёма документов и того, насколько запущен учёт. Минимальный формат — разбор требований и подготовка ответов; полный — сопровождение от первого требования до вступления решения в силу, включая допросы и возражения.

Практика показывает: чем раньше подключиться, тем дешевле. Разбор одного требования обходится дешевле, чем восстановление документации за два года и защита по доначислениям.

Как снизить риск до проверки

• проверить контрагентов до сделки, а не после доначисления — реальность сделки доказывается первичкой и перепиской, собранными вовремя;
• держать первичку в порядке: договор, акт, счёт, платёж, переписка — на каждую операцию;
• проводить регулярный налоговый анализ: сделки с взаимозависимыми лицами, «однодневки», разрывы по НДС, переходные периоды по льготам;
• не откладывать разбор требований и не «забывать» про сроки обжалования.

Частые вопросы

Если у вас сейчас требование или акт

Первичный разбор документов — бесплатный. Пришлите то, что получили от налоговой, и основные документы по проверяемому периоду: посмотрю, что к чему, какие сроки горят и что стоит отвечать в первую очередь.